第一章 总则
第一条 为进一步加强内控建设、规范学校合同管理、维护学校合法权益，依据国家相关法律法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称合同是指学校与其他民事主体之间设立、变更、终止民事法律关系的书面协议，包括具有法律效力的确认书、承诺函、意向书、备忘录等。
第三条 本办法所称合同管理，包括合同的起草、审查、订立、履行、变更、终止、备案、归档等工作及对其进行监督检查、考核评估的行为。
第四条 学校实行“统一指导、归口管理、分级审批、分工负责”的合同管理工作机制。
第二章 管理机制
第五条 合同管理单位包括合同综合管理单位、合同归口管理单位、合同承办单位。各单位须强化合同风险管控，明确专人负责合同审查事务。
第六条 法制办公室为合同综合管理单位，主要职责包括：
（一）制定学校合同管理的基本规章制度；
（二）指导、审定合同示范文本；
（三）提供合同事务法律咨询；
（四）指导处理合同纠纷；
（五）统一保管、使用江苏理工学院合同专用章；
（六）开展合同管理培训，管理与维护合同信息化系统；
（七）其他合同管理事项。
第七条 学校相关职能部门是具体合同事务的归口管理单位，主要职责包括：
（一）制定本单位合同管理细则和工作流程；
（二）制定职责范围内的合同示范文本；
（三）负责业务主管范围内的合同审查；
（四）负责监督合同履行，协调处理职责范围内的合同纠纷；
（五）负责合同归档；
（六）其他合同管理事项。
合同事务涉及两个及以上归口管理单位的，各归口管理单位应分别进行合同审查。
第八条 合同承办单位指校内各二级单位，主要职责包括：
（一）分析论证合同的必要性、可行性、合理性，落实合同预算资金；
（二）调查合同相对方的主体资格和资信状况；
（三）负责合同的洽谈、文本起草，提交合同归口管理单位审查并按照审查意见修改；
（四）依约履行合同、跟踪掌握合同履行情况；
（五）自行或向相关职能部门提请并配合处理合同纠纷等合同履行异常情况；
（六）收集保管合同签订及履行过程中形成的相关文件资料，协助合同归口管理单位做好合同归档；
（七）其他合同管理事项。
合同承办单位应指定专人作为合同承办人，负责本单位合同管理具体事务，是合同管理的直接责任人。无特殊原因，不宜随意更换。
第九条 学校聘请常年法律顾问，协助学校起草、修改、审查合同，参与重大合同的谈判，参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼。
第十条 学校纪检监察机构和审计处是合同管理的监督部门，依各自职权和工作规程对合同进行监督和审计。
第三章 合同起草
第十一条 合同的起草，由合同承办单位负责。
第十二条 学校对外订立合同必须采用书面形式。采用信件、数据电文等书面形式订立合同的，应当签订确认书。
第十三条 合同起草前，合同承办单位和承办人应就合同事项与合同相对方进行充分谈判、协商。对于影响重大、标的金额和专业技术程度高、法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财务等专业人员参与合同业务谈判。
第十四条 合同文本优先采用国家示范文本或学校示范文本，并根据实际情况对条款进行补充、修改。合同文本由合同相对方提供的，合同承办单位和承办人应认真审阅，发现显失公平条款时应及时向对方提出修改意见。
第十五条 合同内容一般包括以下要素：
（一）合同主体的姓名或者名称及法定代表人、住所；
（二）标的物及其规格、数量、质量；
（三）价款、报酬、收付时间和方式；
（四）履行期限、地点和方式；
（五）变更或解除合同、违约责任，解决争议方式；
（六）验收（考核）标准、售后服务承诺；
（七）费用承担方式、履约保证金约定等；
（八）与合同有关的其他条款。
第十六条 合同文本须遵循法律文书一般规范要求：
（一）语言应准确、严谨、简练，专业术语、特有词汇、重要概念应设置专门条款进行解释；
（二）合同中涉及数字、日期时须注明是否包含本数，涉及金额的数字应同时附上大写；
（三）合同末页有正文条款的，在条款结束之处标明“以下无正文”字样；无正文条款的，应标明“此页无正文”字样。
第十七条 合同为外文版的，须同时上传外文及其中文版合同，并书面承诺中外文本内容一致。
第四章 合同审签
第十八条 学校对合同实施分级管理，按照重要程度和金额大小，合同分为重大合同、一般合同。
重大合同是指内容涉及学校“三重一大”事项，或法律关系复杂，可能对学校权益、声誉产生重大影响的合同或学校认定的其他重大合同。
一般合同是指重大合同以外的其他合同。
国家或学校文件中的界定标准发生变化的，从其规定。
第十九条 合同订立前，合同归口管理单位对合同文本审查。审查过程中，可按需提请法律顾问审查。
（一）合同符合学校利益；
（二）合同主体适格，具备相应资质；
（三）合同真实、必要、可行；
（四）合同条款齐备、合理；
（五）合同内容符合行业、学校的管理要求；
（六）其他应审查内容。
第二十条 重大合同签订前须提请法制办公室进行法律审查，审查内容有：
（一）合同主体适格；
（二）合同内容的合法性；
（三）合同缔结程序的合法性；
（四）其他影响合同合法性的相关事项。
第二十一条 合同内容涉及多个部门的，由归口管理单位提交各相关部门会签。
重大合同涉及经济内容的，应当提交财务处会签；合同涉及招标项目的，应当提交招投标办公室会签；涉及知识产权的，应当提交科技部门会签。
第二十二条 会签部门审核意见应当明确、具体，禁止使用模糊性语言。
第二十三条 原则上所有合同须经合同承办单位主要负责人签署。
第二十四条 合同相对方确定后30天内，完成合同审签工作；若超过30天，须提交书面说明。
第五章 合同印章管理
第二十五条 学校刻印“江苏理工学院合同专用章”一枚，由法制办公室统一管理。
第二十六条 审定的合同正式文本（除科研类合同），使用“江苏理工学院合同专用章”。确需使用学校公章或法定代表人签名章的，按学校用印程序办理。
科研类合同使用“江苏理工学院科技合同专用章”。
严禁在填写不完整的合同或空白纸页上盖章。
第二十七条 法制办公室设印章管理人负责学校合同专用章的管理和使用，不得擅自出借，不得私自携带外出。
学校合同专用章丢失、毁损或被盗时，印章管理人应立即向学校报告并及时采取有效措施，减少损失。
第二十八条 合同签署前，原则上应由对方当事人先行在合同上签字、盖章。
第六章 合同履行
第二十九条 合同综合管理单位、合同归口管理单位和合同承办单位依责跟踪、监督合同履行情况，确保合同全面有效履行。出现下列情形之一的，属于合同履行异常：
（一）合同签订的立项依据、法律法规、政策基础或预算构成等足以影响合同签订与否的重要因素已经发生变化的；
（二）要求变更合同主体或主要合同条款的；
（三）发生不可抗力且明显影响合同履行的；
（四）存在违约行为致使不能实现合同目的的；
（五）合同一方当事人在履行期限届满前明确表示或以自己的行为表明不履行主要合同义务的；
（六）合同履行过程中的其他争议。
第三十条 合同承办单位发现合同未按约定履行时，应积极与合同相对方沟通，不得擅自向对方做出实质性答复或承诺，并及时向合同归口管理单位、合同综合管理单位汇报并提出处理方案。
合同承办单位在合同履行过程中发现显失公平、条款有误或对方存在欺诈行为等情形，或因政策调整、市场变化等因素，合同的履行已经或可能导致学校利益受损时，应立即向学校法制办公室报备，提出初步解决方案，并立即终止合同履行。
第三十一条 合同一经签订，原则上不予变更或解除。确需变更或解除合同的，合同承办单位应提供相关书面情况说明或证据材料，经原项目立项审批单位会签，如有必要可由合同综合管理单位组织相关部门或校内外专家对其进行论证。
合同变更、解除事项经审批（或论证）同意，由合同承办单位与合同相对方协商一致后，按前述合同签订流程报送审批，签订变更或解除合同的书面文件。变更或解除合同的建议、答复、谈判、双方往来文件等资料，一律采用书面形式，并由合同承办单位存档备查。
第三十二条 确需签订补充合同的，应在不改变合同其他条款的前提下，可以与对方签订补充合同，重新履行相应的合同审签程序后方可执行。
第三十三条 合同履行前须签订书面合同。确因不可抗因素不能及时签订书面合同的，合同承办单位应提供书面情况说明经分管（联系）校领导批准后进入合同签订流程。
第七章 合同归档
第三十四条 合同归口管理单位负责其业务职责范围内所有合同的归档工作，并根据学校档案管理要求，将合同文本移交学校档案馆保管。无明确归口管理单位的合同，由法制办公室统一编号归档。
归档材料包括：合同文本原件壹份；合同订立过程中形成的可行性报告、采购资料、相对方资质材料、报价资料、会议纪要、验收文件、往来函件等；合同补充、变更、解除及纠纷处理过程中形成的文件、补充协议等资料；其他与合同归档相关的资料。
第八章 监督与责任
第三十五条 各单位应完善内部管理制度，配备相应管理人员、设置相应管理流程，严格落实本办法的各项规定。
合同管理与合同履行情况纳入单位负责人经济责任审计范畴。
第三十六条 合同综合管理单位、合同归口管理单位、合同承办单位及合同管理人员应当遵守本办法，认真履行职责，维护学校利益。有下列情形的，学校视情节轻重，追究单位及当事人行政责任；给学校造成损失的，追究其民事责任；涉嫌犯罪的，依法移交国家司法机关处理：
（一）未经授权，擅自对外签订合同的；
（二）违反程序和规定审批、签订合同的；
（三）超越学校授权范围签订合同的；
（四）合同用章不符合规定的；
（五）违反法律法规、规章或学校规定拆分合同、倒签合同、签订阴阳合同的；
（六）丢失、销毁、隐匿合同或合同附件以及合同履行过程中形成的各种函件、单据等材料的；
（七）故意或因重大过失泄露国家秘密、工作秘密、商业秘密的；
（八）未按本办法履行职责，对学校造成重大损失的；
（九）与合同相对方或第三人恶意串通，损害学校利益的；
（十）违反知识产权保护规定，损害学校无形资产的；
（十一）不及时处理合同纠纷或擅自放弃权利的；
（十二）其他违反法律法规及学校规定的情形。
第九章 附则
第三十七条 学校不得对外签订担保合同，不得做其他合同的保证人。未经学校批准，任何组织或个人均不得以学校名义签订投资、借贷、信托等合同。
第三十八条 以“江苏理工学院”名义对外签订的合同适用本办法。学校管理的法人可参照适用本办法。
第三十九条 本办法自发布之日起施行，由法制办公室负责解释。《江苏理工学院合同审核管理办法（试行）》（江理工审〔2016〕174 号）同时废止。
江苏理工学院
2023年11月17日